ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

Галицького районного

суду м.Львова

від 31 березня 2025 року № 1

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу

Галицького районного суду м.Львова

Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу (АСД) Галицького районного суду м. Львова розроблені на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 р. №39 (далі – Положення), не можуть суперечити його нормам та визначають особливості функціонування автоматизованої системи документообігу у даному суді.

1.2. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;

використання КЕП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

формування  звітності суду про стан здійснення судочинства;

надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

1.3. У Галицькому районному суді м. Львова використовується комп’ютерна програма «Д-3».

1.4. Користувачами КП «Д-3» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду і технічний адміністратор, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказом голови суду та/або керівника апарату. Користувачі КП «Д-3» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

1.5. Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.

1.6. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

1.7. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор.

1.8. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

Розподіл судових справ між суддями

2.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

 2.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

- автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

- розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

-повторного автоматизованого розподілу судових справ.

Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених цим Положенням.

2.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

-за два місяці до закінчення повноважень судді;

-за чотирнадцять календарних днів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів;

-за три робочих дні, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від одного до тринадцяти календарних днів ;

згідно з рішенням зборів суддів від 31.03. 2025 р. № 1

-у період відпустки судді;

-за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

-під час тимчасової непрацездатності судді;

-за один день до перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження;

згідно з рішенням зборів суддів від 31.03. 2025 р. № 1

-у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

-в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

2.4. Автоматизований розподіл судових справ  між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматичного розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

Клопотання, які підлягають розгляду слідчим суддею в порядку КПК України по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді. В разі відсутності слідчого судді, який вже розглядав клопотання по одному кримінальному провадженні, здійснюється автоматичний розподіл такого клопотання. Встановлюється чергування слідчих суддів у вихідні та святкові дні відповідно до графіку чергування в алфавітному порядку (затверджується розпорядженням голови суду). 

згідно з рішенням зборів суддів від 31.03. 2025 р. № 1

2.5.У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження. При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

2.6. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються справи про:

- клопотань (подань), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), якщо інший порядок не визначений зборами суддів;

- судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

- заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- заяви про перегляд заочного рішення;

- заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу (в порядку КПК, ЦПК, КупАП, КАС України);

- матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

- заяв про відновлення втраченого судового провадження;

- заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

- заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

- позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

- справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

- справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

- скасування заходів забезпечення позову

згідно з рішенням зборів суддів від 31.03. 2025 р. № 1

- за відсутності заборони у процесуальному законі збори суддів мають право передбачити інші випадки передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді, судді-доповідачу;

2.7. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду. Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

2.8. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в пунктім 2.7. цього Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав.

2.9.Справи, які розглядаються в порядку ЦПК України чи КАС України і скеровуються за підсудністю в інший суд, а потім повертаються до Галицького районного суду м.Львова, передаються раніше визначеному судді.

згідно з рішенням зборів суддів від 31.03. 2025 р. № 1

2.10. Кримінальні провадження щодо однієї і тієї ж особи (крім групи осіб) передаються раніше визначеному судді для об'єднання відповідно до ст.ст. 217, 334 КК України, незалежно від перебування судді у відпустці, відрядженні, лікарняному чи з інших причин.

згідно з рішенням зборів суддів від 31.03. 2025 р. № 1

2.11. Не розподіляти щодо конкретного слідчого судді клопотання (як раніше визначеному слідчому судді), що надійшли:

• за три робочих дні до початку відпустки;
• за три робочі дні до початку відрядження або навчання (якщо їх тривалість становить більше семи календарних днів).
• за один робочий день до відрядження або навчання (якщо їх тривалість становить менше семи календарних днів).

згідно з рішенням зборів суддів від 31.03. 2025 р. № 1

 2.12. Збори суддів відповідного суду мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

2.13. Склад колегій суддів для кожної судової справи (провадження) визначається автоматизованою системою. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), повторний автоматизований розподіл судових справ не здійснюється.

2.14. Ч.3 п.2.3.25 Положення про автоматизовану систему документообігу суду застосовувати виключно за погодженням зі зборами суддів.

згідно з рішенням зборів суддів від 31.03. 2025 р. № 1

2.15. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

2.16. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у пункті 2.15. цього Положення обставин.

2.17. У разі настання обставин, зазначених у пункті 2.15. цього Положення, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під 20 вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється в порядку, визначеному Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду.

2.18. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у пункті 2.15 цього Положення, до автоматизованої системи вноситься передбачена цим Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.