Типовий план забезпечення безперервної діяльності суду та Методичні рекомендації щодо безпеки в надзвичайних ситуаціях були затверджені наказом Голови Державної судової адміністрації України від 29 січня 2019 року № 93 і розповсюджені серед всіх судів України. Ці документи розроблені спільно українськими та канадськими суддями, представниками судів та органів суддівського врядування у межах співпраці з Українсько-канадським Проектом підтримки судової реформи в Україні з урахуванням найкращих канадських практик реагування на надзвичайні ситуації.
Проблематика готовності до надзвичайних ситуацій і забезпечення безперервної роботи суду посідає важливе місце в діяльності Проекту підтримки судової реформи – з огляду на його актуальність для українських судів в умовах продовження війни на сході України, спричинену військовими діями соціально-економічну кризу та політичну нестабільність в країні.
Для того, щоб та чи інша надзвичайна ситуація (масові заворушення, дзвінки з погрозами, епідемія тощо) не застала зненацька, не вибила з колії, судиповинні заздалегідь запланувати можливі дії - бо добре підготовлений План забезпечує успішність Готовності.
Саме тому робочою групою, до якої входили представники ДСАУ та її територіальних відділень, керівники апаратів судів, канадські експерти, був розроблений Типовий план готовності до НС та Методичні рекомендації щодо безпеки, які були затверджені Наказом Голови ДСАУ (№93 від 29.01.19) та поширені серед всіх судів України.
План готовності та Методичні рекомендації допомагають судам у надзвичайних ситуаціях, оскільки містять різноманітні зразки, шаблони, певний алгоритм дій щодо того – як забезпечити безпеку людей, мінімізувати загрози їх здоров’ю і життю, а головне - не зупинити функціонування суду - навіть в умовах надзвичайної ситуації.
То ж основною метою планування є не стільки план дій з реагування на конкретну надзвичайну подію, а радше заходи, необхідні для продовження роботи, порушеної надзвичайною подією - задля забезпечення безперервного доступу до правосуддя.
Адже доти, доки суди залишаються відкритими, люди відчувають впевненість у непорушності верховенства права.
Здатність суду надавати основні послуги навіть в умовах надзвичайної ситуації визначається якістю планування і ефективністю впровадження відповідного плану дій.
Разом з тим План дій у разі надзвичайних ситуацій не може вважатися надійним, поки не буде відпрацьований на практиці і не доведе таким чином свою дієвість. Саме тому в рамах Проекту підтримки судової реформи проводяться тренінги з поглиблення знань та розвитку навичок аналізу факторів загрози та рівнів вразливості; методів інформування про небезпеку, розподілу функцій, координування, розробки стратегій роботи суду в умовах надзвичайних ситуацій – з тим, щоб забезпечити безперервність доступу до правосуддя.
З метою забезпечення стійкості результатів, покращення системності роботи з поширення кращих судових практик та послуг за участі канадських експертів у лютому-березні 2019 року у Львові та Києві проведено Тренінги для тренерів з питань готовності до надзвичайних ситуацій і забезпечення безперервної роботи суду.
Підготовлені в рамках Проекту тренери (29 осіб (24 ж, 5-ч) - в період з квітня 2019 року по березень 2020 року провели 35тренінгів у різних містах України (в тому числі в рамках навчальних програм НШСУ), в яких взяли участь 780 працівників апаратів судів та суддів.
Завдання кущових/локальних тренінгів - не лише ознайомити працівників судів з Типовим планом готовності …, удосконалити практичні навички оцінки ситуації, ефективного реагування на загрозу, але заохотити суди до розробки стратегій відновлення роботи суду - навіть в умовах надзвичайних ситуацій; відповідального впровадження Плану, постійного його оновлення, перевірки дієвості, бо від цього залежить як безпека людей, так і безперервність здійснення правосуддя.
Готовність до надзвичайних ситуацій та забезпечення безперервної роботи суду в умовах пандемії COVID 19
Типовий план готовності до надзвичайних ситуацій та забезпечення безперервної роботи суду став особливо актуальним в період пандемії COVID 19, оскільки містить спеціальний Розділ 5. План забезпечення безперервної діяльності суду на випадок епідемії (стор. 32-41).
Як і загальний Типовий план готовності…, План забезпечення безперервної діяльності суду на випадок епідемії покликаний допомогти судам продовжувати здійснення правосуддя та гарантувати здоров’я та безпеку людей у конкретній надзвичайній ситуації – епідемії Коронавірусу.
В умовах епідемії та оголошеного Кабінетом Міністрів України режиму надзвичайної ситуації та карантину, що створило загрози для життя та здоров’я суддів, учасників судових засідань, працівників апаратів судів; ускладнило (а деколи- унеможливило) фізичний доступ громадян до суду та участь сторін у розгляді їх справи у суді, суди почали розробляти нові формати діяльності, запроваджувати різноманітні заходи для забезпечення безпеки людей та безперервності доступу громадян до правосуддя:
У судах використовується можливість участі сторони у судових засіданнях в режимі відеоконференції, розгляду справи у письмовому провадженні, без участі сторони
Запроваджено перехід на опрацювання електронної кореспонденції:
учасникам судового процесу надано можливість, в межах розгляду судових справ, подавати документи завчасно та дистанційно, зокрема, на офіційну електронну пошту суду чи засобами поштового зв’язку
надано можливість ознайомлення з матеріалами судових справ на підставі відповідних заяв/клопотань шляхом надсилання сканованих документів на електронну пошту
організовано видачу копій процесуальних документів шляхом надсилання на електронну адресу заявника чи засобами поштового зв’язку.
Планзабезпечення безперервної діяльності суду на випадок епідемії якраз акцентує увагу на використанні телекомунікаційного і електронного обладнання - для того, щоб обмежити особистий контакт і в той самий час - забезпечити право громадян на судовий захист.
В умовах режиму надзвичайної ситуації та карантину у судах визначаються критично важливі функції суду (функції, які суд повинен виконувати відповідно до конституції і / або законодавства) і терміни їх виконання; складається перелік справ, які підлягають першочерговому розгляду, і тих, які можуть бути перенесені на інший час.
То ж Планзабезпечення безперервної діяльності суду на випадок епідемії став неабияк у нагоді українським судам, оскільки містить алгоритм дій, різноманітні інструкції/шаблони :
для аналізу факторів загроз та рівня небезпеки;
створення інформаційних повідомлень для працівників суду та громадськості;
оформлення переліку справ суду, які підлягають першочерговому розгляду;
надання послуг у разі зміненого режиму роботи суду тощо.
План передбачає визначення осіб, уповноважених приймати рішення щодо введення Плану в дію.
(Рішення щодо введення плану в дію приймається на основі інформації і директив, отриманих від Кабінету Міністрів України, Міністерства охорони здоров’я України, ВРП, ДСАУ) .
План акцентує увагу на значимості створення керівних/координаційних рад у кожному суді; необхідності чіткого визначення функцій відповідальних осіб; координації зусиль з ключовими стейкхолдерами, в першу чергу- з працівниками Служби судової охорони, що допомагає оцінити можливості кожної із сторін, сприяє координації зусиль та підзвітності, допомагає знайти баланс між забезпечення доступу громадян до правосуддя та забезпеченням безпеки та безпечного середовища для суддів, персоналу та громадськості.
У Плані подаються зразки 4-х рівнів небезпеки і відповідного режиму роботи суду у цих ситуаціях, що передбачає Санітарну просвіту та профілактику, Скорочений режим роботи суду через нестачу персоналу, Значно скорочений режим роботи суду через необхідність забезпечення захисту здоров’я працівників апарату і суддів, а також громадян; Закриття приміщень суду через нестачу персоналу, або відповідно до постанов Уряду.
Наголошується на необхідності оперативногоінформування працівників судів, ключових зацікавлених сторін та громадськості про ситуацію у суді; даються чіткі інструкції щодо створення і поширення інформаційних повідомлень, зміст яких залежить від оголошеного рівня небезпеки.
Підкреслюється значимість ефективної комунікації, яка зумовлює надання точної, своєчасної і узгодженої інформації широкому колу зацікавлених сторін , і є основоположним елементом координованого, ефективного реагування на спалах епідемії.
Українські суди активно використовують дані рекомендації та інструкції.
На сайтах судів розміщується інформація про епідемію та заходи з безпеки; повідомляється про можливість участі сторони у судових засіданнях в режимі відеоконференції, розгляду справи у письмовому провадженні, без участі сторони; інформаційні повідомлення про зміни у порядку роботи суду; даються рекомендації щодо використання електронної кореспонденції; повідомляється про можливості, які надає суд ( дистанційна подача документів на офіційну електронну пошту суду; ознайомлення з сканованими матеріалами судових справ через електронну пошту; отримання копій процесуальних документів та ін.).
План забезпечення безперервної діяльності суду на випадок епідемії передбачає заходи з відновлення звичайного режиму роботи суду, аналізу ситуації після надзвичайної події.
То ж після завершення карантину в судах буде проведено Аналіз ситуації, що дозволить судам у разі потреби внести відповідні зміни і уточнення до плану - з тим, щоб забезпечити його більшу дієвість і ефективність.
Таким чином, планування дій у надзвичайних ситуаціях є ключовим аспектом адміністративного забезпечення роботи суду.
Жоден суд не в змозі зробити абсолютно все, щоб підготуватися, запобігти або відреагувати на кожну загрозу. Але більшість дій, заходів, описаних у Плані готовності: список відповідальних осіб; аналіз факторів загрози і рівнів небезпеки; визначення першочергових справ; створення інформаційних повідомлень; підготовка комплекту речей першої необхідності ( тривожний чемоданчик), контактні дані основних стейкхолдерів, служб екстреної допомоги; визначення місць збору, альтернативних робочих місць та ін. - не вимагають значних витрат і мають входити до кола більш широких обов'язків управлінців суду.
Однак успіх роботи судів в умовах надзвичайних ситуацій залежить від лідерства Державної судової адміністрації України, яка приймає рішення, вирішує проблемні питання, задає тон ефективного управління в умовах надзвичайних подій.
Надзвичайна ситуація – Епідемія- дала судочинству потужний імпульс, і потрібно ним скористатися, щоб зробити судовий процес ефективнішим, прозорішим і доступнішим для людей.
Поширення, локальна адаптація та системне впровадження у судах Планів готовності судів до надзвичайних ситуацій та Методичних рекомендацій щодо безпеки сприятимуть збільшенню довіри громадян до суду та посиленню впевненості у непорушності верховенства права та безперервності здійснення правосуддя.
_03_03.png)
